Anda perlu mengupgrade Flash Player Anda atau ijinkan javascript untuk mengenable menu website.
Unduh Flash Player

Sistem Informasi Managemen Hotel

 Selasa, 18 September 2012 15:47:24 - oleh : admin
Rating: 4.6/10 (164 votes cast)

Aplikasi ini akan memanajemen penyewaan kamar, ruangan dan penambahan fasilitas dan jasa lain-lain atas permintaan penyewa. 

Sangat cocok untuk : hotel, losmen, kamar kost, rental gedung resepsi, dan lain-lain.

Fitur yang tersedia : 

  1. Profile member (pemakai/pelanggan/tamu).
  2. Data kamar, status kamar (isi/kosong/dipesan) dan status servis (dibersihkan belum).
  3. Data fasilitas tambahan / rental.
  4. Bukti pemesanan kamar (reservasi).
  5. Bukti tagihan kontrak (penginapan, booking) mulai check-in (masuk) hingga check-out (keluar).
  6. Bukti pemakaian fasiltas tambahan.
  7. Data kas kecil (masuk, keluar).
  8. Laporan-laporan.

 

DATABASE APLIKASI 

  1. Data identitas organisasi : nama, alamat, telepon, email, homepage, nama pimpinan, logo, dll.
  2. Data karyawan: kode, nama, alamat, kota, telepon, jabatan, tanggal masuk, bukti diri, saldo, dll.
  3. Data fasilitas tambahan / rental : kode fasilitas, nama, jasa, jumlah tersedia, satuan, lokasi, deskripsi.
  4. Profile member (pemakai/penyewa/tamu) : kode pelanggan, nama, alamat, bukti diri, kontak, total tagihan, total pembayaran, saldo.
  5. Data kamar : 
    1. kode/nomor.
    2. kelas/jenis kamar dan ruang.
    3. jenis tempat tidur.
    4. status (terisi, dipesan, kosong).
    5. status service (sudah diservis oleh petugas atau belum).
    6. tanggal-jam dipesan (belum masuk).
    7. tanggal-jam check-in (masuk).
    8. tanggal-jam check-out (keluar).
    9. ukuran fisik kamar.
    10. fasilitas standar kamar (list).
    11. harga dasar kamar, diskon maksimal, dll.
  6. Data kelas/jenis kamar dan ruang: super deluxe, deluxe, super family, family, economy.
  7. Data jenis tempat tidur : single room, double room, triple room, quatet room
  8. Bukti penagihan penginapan :
    1. Nomor booking.
    2. Data saat reservasi kamar (pemesanan, booking):
      1. Identitas pembooking: nama, alamat, telepon. 
      2. Tanggal pemesanan (booking).
      3. Jam kedatangan pesan (booking).
      4. Tanggal berakhir booking (1 hari sebelum check-in).
      5. Jam berakhir booking (sesuai jam kedatangan pesan).
      6. Rencana lama menginap (hari).
      7. Banyak tamu.
      8. Konfirmasi batas booking.
      9. Status booking.
      10. Tanggal jam - masuk (check-in).
    3. Data mulai CHECK-IN (masuk) sampai CHECK-OUT (keluar) :
      1. Kode tamu --> jika dijadikan member.
      2. Nomor kamar.
      3. No.Deposit (kotak deposit jika ada).
      4. No.Dokumentasi Manual (jika masih ada tambahan dokumentasi).
      5. Biaya kamar per hari.
      6. Diskon kamar per hari.
      7. Total  Biaya Tambahan  Fasilitas/Rental.
      8. Uang muka/titipan.
      9. Status (check-in, check-out).
      10. Tanggal-jam Checkout.
      11. Total tagihan.
      12. Total pembayaran.
      13. Sisa Tagihan.
  9. Bukti pemakaian fasiltas tambahan :
    1. Nomor booking.
    2. Kode fasilitas.
    3. Keterangan.
    4. Biaya jasa per satuan.
    5. Jumlah satuan.
    6. Total biaya.
  10. Data kas : bukti, tanggal, deskripsi, refferensi, debet, kredit, saldo.
  11. Data alokasi kas: kode dan deskripsi.

 

INTERFACE AWAL ( BACKGROUD BISA DIGANTI)

Tampilan Depan SIM Hotel

 

 

LOG IN AWAL

Log-in awal kode user = admin dan pin = 1234. Untuk selanjutnya, data USER bisa disetting melalui menu USER.

 

Tampilan Login SIM Hotel

 

 

SETTING ORGANISASI

Klik menu setting, dan klik menu ORGANISASI untuk mengubah data identitas.  Untuk mengubah logo, klik logo dan pickup nama file BMPnya.

 

Setting Identitas Hotel

 

 

SETTING VARIABEL STANDAR

Klik menu setting dan klik setting varibel standar. Setting ini sebaiknya dilakukan di awal pertama kali aplikasi di instal. 

 

Setting Keuangan SIM Hotel

 

 

DATA KAMAR

Klik menu master, pilih menu KAMAR. Pada halaman kamar, klik kanan mouse untuk menampilkan menu tambahan.

 

Type Room Hotel

Menu tambahan: 

 

 

  • F4 = edit data kamar, atau dobel klik salahsatu data kamar.
  • F2 = tambah data kamar.
  • F3 = hapus data kamar.
  • CTRL+F = pencarian data kamar.
  • CTRL+M = mutasi data booking ke kamar lain.
  • Dan menu Ekspor ke file Ms.Excel semua data kamar.

 

 

JENIS KELAS & KAPASITAS RUANG

Untuk mengedit lewat edit salah satu data kamar (dobel klik) akan muncul:

 

Setting Type Room

 

Kemudian klik tanda [+] pada jenis kelas dan kapasitas ruang. Maka akan muncul form editor dan navigasi datanya.

 

DATA JASA (SERVICE)

Klik menu master dan klik menu jasa. Jasa (service) bebas ditambahkan, dan tidak menutup kemungkinan berupa barang. Setiap pemakaian jasa ada tarif sesuai harga dan jumlahnya.

Klik kanan mouse untuk menampilkan menu tambahan: 

 

  • F4 = edit data jasa, atau dobel klik salahsatu data jasa.
  • F2 = tambah data jasa.
  • F3 = hapus data jasa.
  • CTRL+F = pencarian data jasa.
  • Dan menu Ekspor ke file Ms.Excel semua data jasa.

 

 

Kode Fasilitas Hotel

Berikut tampilan editor jasa:

Edit Fasilitas Hotel

 

 

DATA PENGINAP (MEMBER)

Data penginap/member sangat penting, selain untuk dokumentasi, bisa dikelompokan dengan diskon berbeda. Klik menu master dan klik data penginap (member).

Menambah Data Customer / Member

 

 

 

Klik kanan mouse untuk menampilkan menu tambahan: 

 

  • F4 = edit data jasa, atau dobel klik salahsatu data member.
  • F2 = tambah data member.
  • F3 = hapus data member.
  • CTRL+F = pencarian data member.
  • Dan menu Ekspor ke file Ms.Excel semua data member.

 

 

DATA KARYAWAN

 

Menambah Data Karyawan Hotel

 

 

Aplikasi dilengkapi manajemen karyawan dan sistem gaji autoposting setiap tanggal tertentu. Setting tanggal posting klik menu SETTING.

Klik kanan mouse untuk menampilkan menu tambahan: 

 

  • F4 = edit data jasa, atau dobel klik salahsatu data karyawan.
  • F2 = tambah data karyawan.
  • F3 = hapus data karyawan.
  • CTRL+F = pencarian data karyawan.
  • CTRL+G = pengambilan gaji karyawan.
  • Dan menu Ekspor ke file Ms.Excel semua data karyawan.

 

Pada kolom kanan adalah histori posting data keuangan karyawan. Yang meliputi: data pendapatan gaji dan pengambilan gaji.

 

RESERVASI

Adalah proses pemesanan kamar baik datang langsung, by phone, email atau lainnya. Proses ini akan dicatat identitas pemesan dan dibuatkan data baru transaksi booking kamar. Nomor kode dan data booking kamar akan menjadi rujukan ketika calon tamu tersebut sudah check-in (masuk), dan menjadi rujukan dalam penagihan kamar dan pemakaian fasilitas lain.

Klik menu TRANSAKSI, klik menu RESERVASI maka akan muncul halaman sbb.:

 

Reservasi Hotel

 

Pemakai bisa menyeleksi data reservasi yang sudah atau belum Check-In. Klik kanan mouse untuk menampilkan menu tambahan: 

 

  • F4 = edit data jasa, atau dobel klik salahsatu data reservasi.
  • F2 = tambah data reservasi.
  • F3 = hapus data reservasi.
  • CTRL+F = pencarian data reservasi.
  • Dan menu Ekspor ke file Ms.Excel semua data reservasi.

 

Tekan F2 untuk menambah, lihat gambar di bawah ini:

Pada kode kamar, bisa dilakukan PICK-UP dari daftar kamar jika tidak tahu mana yang sedang kosong.

 

Input Reservasi

 

Lihat gambar daftar kamar di bawah ini:

Cek Status Kamar Hotel

 

 

CHECK-IN

Setelah proses RESERVASI KAMAR (booking / pemesanan kamar), maka tamu akan masuk dan meminta kunci kamar. Petugas CS akan mendata ulang identitas tamu, berdasarkan kode booking, dan jika belum terdaftar sebagai member akan dimasukkan sebagai member baru . Mulai di sini semua data transaksi layanan jasa bisa ditambah atau diedit menyesuaiakan permintaan dan kesepakatan antara pihak pengelola dengan tamu. Jika tamu menghendaki, maka bisa memakai fasilitas tambahan yang ada dan tagihan akan terakumulasi dan ditagihkan ketika check-out. Data yang berubah:

 

  • Status kamar yang dibooking menjadi "isi",
  • Status transaksi menjadi "check-in".
  • Saldo member bertambah sesuai tagihan kamar.

 

Klik ICON CHECK-IN atau klik menu transaksi – check-in, akan muncul:

 

Cek-In Hotel

 

Perhatikan gambar, pemakai bisa menyeleksi data check-in, check-out dan yang masih ada tagihan / piutang.

 

  • Klik kanan mouse untuk menampilkan menu tambahan, seperti gambar sebelah ini.
  • Pembayaran (F10): menambahkan data pembayaran (cicilan) sementara.
  • Tambah Fasilitas (F11): menambah data fasilitas / service.
  • Check-Out (F12): penghitungan biaya dan pembuatan faktur invoice (billing) pemakaian kamar dan fasilitas karena guest (penyewa) akan check-out.
  • Cetak-Detail (F9): cetak detail invoice sementara.
  • Ekspor Ms.Excel : jika ingin mendokumentasikan data billing dalam bentuk file Ms.Excel.
  • Cetak Billing: model 1/3 lebar Folio, atau ukuran lebar kertas folio.

 

 

Fitur Detail

 

CHECK-OUT

Yaitu PENGUBAHAN status tamu dari check-in ke check-out dan bagian teller akan menerbitkan tagihan yang dikumpulkan dari berbagai faktur tagihan termasuk pemakaian fasilitas lain-lain. Pada kondisi ini status servis kamar akan berubah menjadi "BELUM DIBERSIHKAN" atau belum ready. 

Masih di halaman CHECK-IN tekan tombol F12 maka akan keluar form isian pembayar misal:

 

 

Pembayaran Sewa kamar Hotel

 

Pada form tertulis tagihan ENDRO Rp. 125,000; silakan isikan pelunasannya, dan alokasi kasnya, kemudian tekan tombol proses.

Pilihan cetak: tekan Y langsung cetak, tekan N pilihan view billing, atau A tanpa cetak/view. Berikut contoh tampilan (view) faktur:

 

Konfirmasi Cetal Pembayaran

 

Preview Cetak Invoice

 

 

FITUR LAIN

Untuk mendukung operasional usaha maka aplikasi ini dilengkapi beberapa fitur pendukung seperti tampak di menu : file, transaksi, sms center,  dan laporan-laporan. Sehingga pemakai akan sangat mudah mengoperasikan aplikasi ini.

Menu Transaksi Lainnya :

 

Menu Detail Transaksi

 

Menu SMS CENTER :

Setting SMS Center Hotel

 

 

CONTOH LAPORAN :

REKAP KAS PERIODE

 

Rekap Keuangan Hotel

Cetak Laporan :

Contoh Hasil Cetak Kas Masuk

 

REKAP CHECK-IN/OUT

Rekapan Transaksi Booking Kamar

 

Laporan Check In

Cetak Laporan :

Data Transaksi Reservasi

 

REKAP RESERVATION

Laporan Reservasi Hotel

kirim ke teman | versi cetak

Share |

Berita "Software" Lainnya